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印刷企业如何破解采购管理难题

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企业动态
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2018/05/22 14:45
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  同业间惨烈价格战侵蚀企业利润、各项成本持续上涨带来经营压力,身处如上“内忧外患”之中的印刷企业,如今努力追求的主要目标,或许就是“生存”。
 
  如何实现“生存”?如何抵御行业当下的困境?深入挖掘自身潜力,应该是不二之选。在这方面,做好采购管理,堪称一项有效途径,因为对于印刷企业来说,原材料采购在成本控制、内部业务单元协同、上下游供应链企业的战略合作方面,起到至关重要的作用。
 
  本文以A公司为例,通过近一个月的走访调查,全面剖析它的采购难题,进而提出相应的解决对策,为印刷行业提供一定的借鉴。
 
  A公司的采购管理难题
 
  A公司是国内一家颇具实力的印刷企业,虽然已经运营了20多年,但其采购模式依然比较原始,其采购部一直沿袭以拉动式采购的管理模式进行运作,围绕确定采购需求、供应商询价、议价、下订单、跟踪交期、收货、付款等流程进行采购日常工作,并未与现代供应链采购相融合,具体问题有如下几方面。
 
  订单按时交货率较低。在A公司的供应商中,很多企业的管理者素质和知识水平较低、管理理念较为落后,对需求方的交货及时性、准确性以及对整个供应链运行效率的重要意义并未深刻理解。而且供应商生产运作模式落后,容易导致生产计划、加工、运输等环节出现问题,无法保证交货及时性。
 
  多品种、小批量的生产模式使采购成本居高不下。A公司产品线十分丰富,所以采购管理常进行小批量、多品种的采购工作,增加了采购人员的工作强度。这同时也对供应商交货期提出了较为严格的时效性要求,造成供应商无法进行相应的预测和配送计划。而供应商多品种、小批量的送货,也使得相关系统成本增加(物流费、仓储费、仓库检查、收料费用等),间接造成采购成本增加,不利于印刷厂与供应商间的共赢合作。
 
  采购流程模糊,容易滋生腐败。在A公司,营销部下达采购订单后,公司采购部人员根据订单需求,在SAP企业管理信息系统中导出原材料需求,采购员再根据原材料需求与多家供应商议价确定供货。但整个过程中A公司的采购分配管理流程并不明晰,采购分配比例由采购员确定,采购员按照供应商提供的价格、服务、交期等评判标准来分配采购比例,但主要评判还是以价格为主导。
 
  对于印刷行业内的供应商来说,在业务量不好的淡季里,为了分摊固定成本而不得不低价竞单,而在业务量很好的时候,供应商则会先满足利润较高的客户,导致交货不及时,这对A公司的生产配套带来很大影响。此外,A公司并没有制定物资采购比例的相关管理办法,采购员分配订单权限过大,极易滋生腐败现象,增加了采购员跟供应商互相勾结的机会。
 
  采购信息系统落后。针对公司的每个生产订单,采购员都必须手动制定原材料分配表。而大型印刷厂,每天都有繁多的生产订单要下达,采购员必须日复一日重复地做同一件事情,导致采购员整体效率降低,更无从在采购专业知识方面取得突破。
 
  管理层不重视采购管理的战略作用。许多印刷企业的管理者极其注重市场端的销售工作,将销售工作推到公司战略的最高处,认为只要做好了销售就能获得利润,却忽视了采购管理环节。但实际上,采购部将采购成本下降1%,就可能给公司带来5%~8%的利润增加,事实告诉我们采购管理就是向管理要利润。所以采购、研发、销售三者是企业实现战略目标最为关键的因素,只有三者相互配合,才能发挥印刷企业在市场上的竞争力,提高公司的盈利能力。
 
  呆滞原材料使企业遭受巨大损失。A公司采购部门根据生产计划制定出原材料需求,与多个供应商对所需原料展开询价及议价工作,然后将原料份额对供应商进行分配和执行,最后跟进原料到厂的进度并及时将原料入库,整个环节都忽视了库存管理。A公司仓库中,每年都有大量积压原材料被处置变卖,变现后取得收入仅为原值的50%,对公司增强盈利水平产生了巨大负面影响。
 
  采购管理难题的解决对策
 
  努力推进采购信息化建设。为了提升采购的工作效率,A公司应积极完善采购管理信息系统,这样既能使企业管理更加科学和规范,同时也在印刷厂与供应商间搭建了高效、快捷的沟通平台。
 
  首先,引入SRM系统(供应商关系管理系统)。SRM系统的作用是通过信息化手段与供应商建立战略合作关系,重新构建企业与供应商间新型的管理模式。该软件能实现订单管理、排程管理、对账管理、供应商绩效评估四大功能。订单管理的功能可以实现印刷厂采购订单的网上发布、交流沟通,供应商也可以通过这套信息管理系统实现采购订单的确认工作。排程管理功能同样是将配送指令在网上发布,并积极指导供应商如何依据印刷厂的生产计划安排进行有序配送。对账管理功能实现对账数据、发票入账情况的网上查询。供应商绩效评估则是对供应商技术能力、质量水平、交货响应、成本状况、合同执行情况这几个关键方面进行综合评估,也是对一个时间段双方合作的情况进行评价,同时也是供应商引入或淘汰的判断根据。借助这种先进的信息技术平台,既节约了与供应商间的沟通成本、减少了信息传递失误所带来的损失,也让信息传递更加及时有效。
 
  其次,启用供应商网上报价。调查发现,在A公司的生产运营中,经常出现采购人员将采购价格泄露给供应商的情况,而供应商网上报价系统能有效保障供应商在公平的环境下竞争,打破了以邮件传真等传统的沟通方式,有效杜绝了价格泄露问题。传统报价主要是通过邮件或传真的方式参与报价,很可能会出现采购人员将其他原材料供应商报价告知行贿供应商,导致不公平竞争。在引入供应商网上报价系统后,采购人员只能在报价结束后才能在系统中查看价格,有效控制了内外部勾结风险,同时提高了印刷企业的运营效率、缩短了审批流程、降低了采购成本。
 
  对不同类别供应商采取不同的采购策略。在印刷行业,不同类别原材料的需求差异性较强,譬如说某些关键原材料的品质、交期重要,某些原材料的价格重要,而有些原料的交期较长等。若对于所有的原材料采用同样的采购思路,必定不能满足生产经营需求。
 
  因此,A公司必须对原材料进行分析,明确不同原材料各自特性,根据这些独有特性进行分类分级,制定不同的采购策略。A公司根据原材料的价值量与供给风险两个维度,可将原材料分为一般原材料、杠杆原材料、关键原材料和瓶颈原材料四种进行综合分析。这四种原材料在供应商数量、市场供给的情况、采购金额、采购风险方面都有不同的特点。
 
  对于瓶颈原材料的操作策略:主要还是控制缺货带来的运营风险,在价格方面不做过多要求,随行就市即可,同时加快推进采购部门寻找替代或可操作性方案,定期搜集其原厂的新技术和市场动态,开发新供应商,提前与供应商做好需求预测,配置适当安全库存。对于关键原材料的操作策略:主要控制原材料缺货及原材料跌价带来运营风险。抓住对方的利益诉求点,与供应商建立长远的战略合作关系策略,建立长效的共赢机制并在价格上争取更多的资源。杠杆原材料的操作策略:明确以供应原材料的质量、交货及共同降低成本为主要诉求,保持与供应商紧密的合作关系。由于能满足供应的供应商数量较多,供给情况也不太紧张,采购策略可将采购量集中到一家供应商。
 
  对于一般性原材料的操作策略:这个类型的原材料主要集中在A公司的低值易耗品采购,采购部门应该采取定期搜集公司各部门需求,减少供应商数量,按特定的时点进行批量采购,增加采购数量、降低采购成本。但当供应商能力不足时,应适当引入新的供应商,以保证价格、交期两方面的优势,这样可以促使供应商之间形成良性的竞争。
 
  建立S&OP销售与运营计划小组。通过上文我们了解到,A公司每年都会产生大量积压物资,给企业经营带来了很大的资金损失,A公司急需成立S&OP(Sales and Operation Plan,销售与运营计划小组),更紧密地将各部门连接在一起,重新梳理销售与运营间关系,加强各部门间协同,减少积压物资的产生,减轻采购部门的按需采购与处理积压物资难度。
 
  在具体操作上,A公司需要征集客户未来2~3个月的订单需求,经过详细地评估后制定销售计划并将计划提交给S&OP销售与运营计划小组。随后,S&OP小组根据销售计划,组织各业务部门召开联席会议,根据会议议程逐个检查每项内容,达成一致后确定主生产计划,采购部门根据主生产计划对供应商进行下单采购原材料。高效沟通机制的建立,能有效确保采购部按计划进行采购,避免了采购部门自由发挥进行采购订单的下达,确保了整个组织在高效的机制中得以良好地运行。
 
  综上所述,采购管理作为企业生产经营的重要环节,在印刷企业的产品质量保障、供应链管理中起着极其重要的作用,同时也是企业获取利润的重要源泉。广大印刷企业一定要适时变革原始粗放的采购管理模式,充分利用信息化工具来优化公司的流程和制度,将采购人员从简单、繁杂的事务性工作中解放出来,着重培养采购人员在业务领域内的专业性,以确保企业的采购业务得以顺利开展,提升企业的市场竞争力。
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